Manuel du module Factures

Connexion

Au lancement du programme, le nom d'utilisateur vous sera demandé : il correspond à l'adresse e-mail fournie lors de l'inscription ; vous devrez aussi saisir le mot de passe fourni par l'installateur et/ou le formateur.

Changement de mot de passe

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez cliquer sur l'option "¿Olvidó su contraseña?" (Mot de passe oublié ?) pour recevoir un nouveau mot de passe par e-mail.

Pour changer le mot de passe, suivez ces étapes :

• Allez dans Inicio (Accueil) > Administración de la cuenta (Administration du compte). (Si cela ne s'exécute pas, vous pouvez y accéder depuis ici)
• Sélectionnez l'option "Mis datos" (Mes données) et cliquez sur "Cambiar contraseña" (Changer le mot de passe).
• Le nouveau mot de passe doit être :
• — Alphanumérique
• — D'au moins 8 caractères
• — Composé de majuscules et de minuscules

Il est recommandé de mettre à jour régulièrement le mot de passe pour des raisons de sécurité.

Accès au Centre d'aide

Pour vous familiariser avec les options du module de documents, accédez au Centre d'aide depuis l'icône du module .
Vous y trouverez des articles et des guides détaillés qui vous permettront de résoudre les questions courantes et de tirer le meilleur parti de l'outil.

Configuration de Factures

Dans cette section, nous allons configurer les données de la société et les envois automatiques des lots.

Gestionar carpetas (Gérer les dossiers) - Création de sociétés et d'exercices

Il existe deux façons de créer des sociétés et des exercices dans le système : la création en masse et la création manuelle.

Remarque : si vous utilisez Sage Seos, consultez le guide spécifique dans SAGE - Conector CSV.

Si vous souhaitez créer plusieurs sociétés et exercices, suivez ces étapes :

• Allez dans l'onglet "Documentos" (Documents) et sélectionnez "Gestionar Carpetas" (Gérer les dossiers).
• Cliquez sur "Creación masiva" (Création en masse).
• Dans la fenêtre contextuelle, les sociétés et exercices disponibles dans l'ERP ou le logiciel comptable s'affichent.
• — Sélectionnez ceux que vous souhaitez et cliquez sur "Generar carpetas seleccionadas" (Générer les dossiers sélectionnés).
• Vérifiez que, dans la colonne "Estado importación" (État de l'importation), le message "Importación correcta" (Importation réussie) apparaît, ce qui indique que la création a réussi.
• Une fenêtre s'ouvrira pour accorder des autorisations à votre utilisateur s'il n'a pas le profil administrateur.
• — Sélectionnez "Sí" (Oui) et fermez les fenêtres pour revenir à la vue principale de Documents.

Pour créer des sociétés et des exercices manuellement, suivez ces étapes :

• Accédez à l'onglet "Documentos" et sélectionnez "Gestionar Carpetas".
• Cliquez sur "Gestionar Empresa" (Gérer la société) et sélectionnez "Crear Empresa" (Créer une société).
• Renseignez les informations requises (nom de la société et CIF) et cliquez sur "Guardar" (Enregistrer).
• Sélectionnez ensuite "Gestionar Ejercicio" (Gérer l'exercice) et cliquez sur "Crear Ejercicio" (Créer l'exercice).
• Saisissez l'année correspondante et cliquez sur "Guardar".
• Enfin, synchronisez le plan comptable pour terminer le processus.
  Vous pouvez voir comment faire depuis ici..

Supprimer un exercice ou une société

Ce processus ne doit être effectué que par des utilisateurs administrateurs.
Avant de supprimer, assurez-vous que la société ou l'exercice ne contient aucun document à l'état comptabilisé.

• Allez dans l'onglet "Documentos" dans Ubyquo.
• Placez-vous sur les documents de l'exercice.
• Faites un clic droit avec la souris.
• Choisissez "Cambiar estado contable" (Changer l'état comptable).
• Indiquez "No contabilizado" (Non comptabilisé).

• Allez dans l'onglet "Documentos" dans Ubyquo.
• Placez-vous sur l'exercice.
• Faites un clic droit avec la souris.
• Choisissez "Eliminar ejercicio" (Supprimer l'exercice).

• Allez dans l'onglet "Documentos" dans Ubyquo.
• Placez-vous sur la société.
• Faites un clic droit avec la souris.
• Sélectionnez "Eliminar empresa" (Supprimer la société).

Factures par dossier

En accédant à cette section, un tableau de bord s'affiche et offre une vision complète de tous les documents non comptabilisés.

Synchroniser les données comptables

Remarque : si vous utilisez Sage Seos, consultez le guide spécifique dans SAGE - Conector CSV.

Il existe deux façons de synchroniser les données comptables :

• Permet de synchroniser uniquement l'exercice sur lequel nous sommes positionnés.

• Facilite la synchronisation de tous les exercices que nous sélectionnons.

Les deux options permettent de maintenir les données à jour selon les besoins. Voici le détail des types de synchronisation disponibles :

• Cliquez sur "Sincro Rápida (solo nuevos)" (Synchro rapide, nouveaux éléments uniquement) ou sur "Smart Sync (nuevos y cambios desde la última sincro)" (Smart Sync : nouveaux éléments et modifications depuis la dernière synchro).
• Télécharge uniquement les comptes nouveaux ou modifiés depuis la dernière synchronisation.

• Allez dans l'onglet "Documentos" et sélectionnez "Gestionar Carpetas".
• Rendez-vous dans l'onglet "Datos Contables" (Données comptables).
• Cliquez sur "Sincro Rápida (solo nuevos)" pour télécharger les nouveaux comptes depuis la dernière synchronisation.
• Accédez à "Opciones sincro rápida cuentas" (Options de synchro rapide des comptes).

• Ajoutez des plages de comptes.
• Supprimez des comptes si nécessaire.

Idéal pour les synchronisations fréquentes ou les révisions ponctuelles.

• Cliquez sur "Sincro Completa (nuevos y cambios)" (Synchro complète : nouveaux éléments et modifications) pour télécharger :
• — Le plan comptable complet
• — Le journal
• — Le portefeuille d'effets

Recommandé pour les nouvelles sociétés ou au début d'un exercice.

Permet de spécifier une valeur ou une plage (comptes, écritures, effets) à synchroniser. Disponible dans toutes les options précédentes.

Pour hériter du plan comptable, du journal et du portefeuille d'effets d'une année à l'autre :

• Disponible uniquement dans "Gestionar Carpetas" > onglet "Datos Contables".

• Facilite la continuité comptable entre les exercices.

Données comptables de l'exercice

Dans les onglets Documents, Factures et Banques, vous trouverez le bouton "Datos contables del ejercicio" (Données comptables de l'exercice).

Depuis ici, vous accédez à plusieurs options :

• Modificar cuenta (Modifier le compte) :
• — Type d'écriture
• — Bases imposables avec 0 % de TVA
• — Codes : opération, TVA, retenue (obligatoire le cas échéant)
• — Échéances
• — Transferts de solde

• Modificación masiva (Modification en masse) :
• — Permet de configurer les mêmes champs sur plusieurs comptes.
• — Il n'est possible de modifier qu'un seul champ à la fois.

• Modificar tercero (Modifier le tiers) :

• — Nom, CIF, données fiscales
• — Option pour ignorer les comptes inutilisés

• — Ubyquo choisira automatiquement le compte s'il n'y en a qu'un seul d'associé
• Modificación masiva de terceros (Modification en masse de tiers) :

• — Permet d'appliquer des modifications à plusieurs enregistrements à la fois.

• Affiche toutes les écritures synchronisées.
• Ne permet pas de modifications depuis cette section.

• Affiche tous les effets synchronisés.
• Avec un clic droit sur un effet, vous pouvez :
• — Synchroniser les valeurs sélectionnées
• — Supprimer des suggestions
• — Recalculer le montant par pointage
• — Changer l'état de l'effet

• Permet de définir les champs analytiques obligatoires.
• S'ils sont marqués comme obligatoires et qu'ils sont vides, la vérification du document ne sera pas autorisée.

Importer des factures

Depuis l'onglet "Facturas" (Factures), Ubyquo permet d'importer des documents dans les formats suivants :

• Excel
• Facture électronique

Pour importer depuis Excel, il faut avoir préalablement configuré un modèle au format adéquat.
Vous pouvez voir comment faire ici.

Étape « À comptabiliser »

Lorsque vous vérifiez les factures à l'étape "Por contabilizar" (À comptabiliser) dans Ubyquo, il est essentiel de prêter attention à certaines colonnes qui fournissent des informations importantes :

• V : vérification de l'écriture de la facture (voir le point suivant).
• D : données de la facture.
• A : écriture générée à partir de la facture.
• Vt : indique si la facture comporte des échéances.
• Info Validación (Infos de validation) : champ de texte qui indique ce qui s'est passé lors du passage par le serveur OCR.

Les couleurs fournissent une information visuelle sur l'état de la facture :

• Vert : indique que tout est en ordre.
• Jaune : signale la présence de nouveautés dans les comptes.
• Rouge : indique des difficultés dans le processus.

Il est important de souligner que les factures dont les colonnes Datos (Données) et Asientos (Écritures) sont en VERT montrent que l'écriture a été proposée et qu'elle est prête à être exportée vers l'ERP ou le logiciel comptable.

Modifier

Lorsque vous devez modifier et vérifier des factures dans Ubyquo, suivez ces étapes :

• Double-clic ou sélectionnez "1. Modificar datos" (1. Modifier les données) pour accéder aux informations détaillées de la facture que vous souhaitez modifier ou vérifier.

• Factura Completa (Facture complète) : le programme a renseigné toutes les données de la facture avec succès et a proposé l'écriture correspondante.
• Factura a Completar (Facture à compléter) : le programme n'a pas pu renseigner les données de la facture et ne propose donc pas d'écriture. Cela peut s'expliquer, entre autres, par le fait qu'il n'a pas trouvé le compte fournisseur ou client, qu'il manque des montants, ou qu'il existe plusieurs comptes de produits/charges associés.

En effectuant ces actions, vous pourrez renseigner les champs vides ou modifier les comptes des factures avant de procéder à la comptabilisation.

Créer un client/fournisseur

Pour créer un compte fournisseur ou client dans Ubyquo, suivez cette procédure :

• Dans le champ Emisor (Émetteur) ou Receptor (Destinataire) qui affiche un soleil jaune, indiquant qu'il faut créer un nouveau compte, cliquez sur l'option supérieure "Nueva Cuenta" (Nouveau compte).
• Dans la fenêtre "Cuenta Contable" (Compte comptable), saisissez les 3 ou 4 premiers chiffres du compte à créer et appuyez sur la touche <TABULATION>. Le système complétera automatiquement le numéro de compte disponible dans le plan comptable.
• Cliquez sur le bouton "Incorporar datos factura" (Reprendre les données de la facture) pour compléter automatiquement les champs Nom et CIF. Appuyez ensuite sur "Guardar".
• Renseignez les informations des comptes de charges/produits et de TVA selon le cas.
• Enfin, cliquez sur "Guardar Cambios" (Enregistrer les modifications).

Une fois ces étapes réalisées pour toutes les factures dont les colonnes sont en VERT, vous pourrez vérifier et exporter les factures selon vos besoins.

Vérifier les factures

Pour vérifier les factures avant de les comptabiliser dans Ubyquo, suivez ces étapes :

• Cliquez sur "2. Verificar antes de contabilizar" (2. Vérifier avant de comptabiliser).
• Sélectionnez "Verificar todas las facturas" (Vérifier toutes les factures) pour valider toutes les factures, ou choisissez "Verificar facturas seleccionadas" (Vérifier les factures sélectionnées) si vous souhaitez en vérifier certaines en particulier.

• Sur l'écran suivant, confirmez que les factures correspondent à la bonne période comptable.
• Si nécessaire, ajustez la date de comptabilisation.

• En bas de l'écran, veillez à activer l'option permettant d'éviter la duplication de factures.

• Appuyez sur le bouton "Iniciar verificación" (Lancer la vérification).

• Une fois la vérification terminée, une icône de validation (Visto Bueno) apparaîtra dans la colonne Validación (Validation).

Une fois ces vérifications effectuées, les factures seront prêtes à être exportées vers l'ERP ou le logiciel comptable.

Exporter les factures

Pour procéder à la comptabilisation, cliquez sur "Exportar a programa contable" (Exporter vers le logiciel comptable) et sélectionnez l'une des options suivantes :

• "Exportar seleccionados" (Exporter la sélection) : exporte uniquement les mouvements que vous avez sélectionnés et dont la colonne V porte une validation.
• "Exportar todos" (Tout exporter) : exporte tous les mouvements dont la colonne V porte une validation.

Exportations spécifiques

• SAGE : Exportation directe ou Exporter via le gestionnaire d'importations
• A3ECO & A3CON : A3ECO & A3CON - Exporter avec SUENLACE
• Altai : Exporter via Excel
• CONTASOL : Exportation directe

Pour les détails d'exportation/importation, consultez le manuel de votre ERP.

Changer d'étape

Il existe deux options pour gérer l'étape des factures :

• Enviar a procesar (Envoyer au traitement) : renvoie les factures au système pour l'extraction des données.
• Enviar a por contabilizar (Envoyer à « À comptabiliser ») : utile lorsque les factures sont à l'étape « exportées » et que vous souhaitez comptabiliser à nouveau une ou plusieurs factures.

Renvoyer vers Documents

Nous disposons de deux options pour renvoyer des factures vers l'onglet Documents :

• Devolver a Documentos como "Contabilizado" (Renvoyer vers Documents comme « Comptabilisé ») : transfère les factures vers l'onglet Documents avec l'état Contabilizado (Comptabilisé).
• Devolver a Documentos como "No Contabilizado" (Renvoyer vers Documents comme « Non comptabilisé ») : transfère les factures vers l'onglet Documents avec l'état No Contabilizado (Non comptabilisé).

Supprimer la sélection

Cette option permet de supprimer les factures qui ne sont pas comptabilisées.
Important : ce processus est irréversible.

Envoyer vers Workflow

Depuis cette option, nous pourrons envoyer les documents au module Workflows pour approbation. Il existe deux façons de le faire :

• Envoi automatique : envoie automatiquement le document vers son Workflow correspondant. Ne fonctionne que si les règles de Workflows sont configurées. Il est recommandé d'utiliser cette option après avoir lancé la comptabilisation automatique, depuis l'onglet Factures.
• Envoi manuel : permet d'envoyer manuellement le document vers le Workflow de votre choix.

Workflow du document

Cette icône affiche l'état du workflow et son historique. Nous pourrons voir à quelle étape il est en attente, s'il a été retiré ou qui l'a rejeté.

Filtre avancé

Cette section propose différents filtres pour rechercher les documents.

Notifier les modifications

Un e-mail est envoyé aux utilisateurs dont les règles incluent la société et l'exercice concernés, pour les informer que des documents ont été modifiés.

Exporter

Nous disposons de 3 options différentes :

• Abrir originales (Ouvrir les originaux) : ouvre le ou les documents sélectionnés.
• Exportar documentos a PDF (Exporter les documents en PDF) : ouvre une fenêtre pour choisir comment et où les enregistrer.
• Exportar datos a Excel (Exporter les données vers Excel) : une fenêtre s'ouvre pour choisir l'emplacement du fichier.

En outre :

• Email : ouvre la messagerie par défaut et joint le ou les documents sélectionnés.
• Imprimir (Imprimer) : envoie les documents à l'imprimante par défaut.

Aide

Pour vous familiariser avec les options du module de documents, accédez au Centre d'aide depuis l'icône d'Aide. Vous y trouverez des articles et des guides détaillés.