Workflows
Retour aux modules UbyquoApprouvez vos factures sans imprimer ni déplacer un papier
Une seule copie centralisée de chaque document pour l'administration et les approbateurs. Circuits sur mesure, signature depuis le navigateur ou le mobile et contrôle total de qui détient chaque facture.
Comment ça marche ?
Du PDF reçu à la facture approuvée, en 6 étapes
Réception
La facture arrive en PDF ou sous forme de facture électronique et le module Factures en extrait les données.
Affectation
À ce moment-là, les règles décident dans quel workflow entre la facture et affectent les signataires.
Notification
Chaque approbateur voit ses signatures en attente et reçoit des rappels.
Approbation
Approuvez ou rejetez, y compris en lot, depuis le navigateur ou le mobile, avec commentaires et centres de coûts.
Comptabilisation
La comptabilisation ou le paiement restent bloqués jusqu'à l'approbation de l'étape que vous choisissez.
Suivi
Supervisez par circuit, par étape ou par signataire et sachez à tout moment qui détient chaque facture.
Tout ce que vous pouvez automatiser
Un module complet, conçu pour vos processus d'approbation
1. Circuits sur mesure
- ✓Autant de circuits d'approbation que nécessaire.
- ✓Jusqu'à 10 signataires par circuit, organisés par groupes.
- ✓À chaque étape, un signataire fixe, choisi par des règles ou n'importe lequel du groupe.
2. Règles d'affectation
- ✓Elles se déclenchent automatiquement lorsque le module Factures traite la facture.
- ✓Elles choisissent le workflow et les signataires selon n'importe quel champ de la facture : fournisseur, centre de coûts, montant...
- ✓Approbation automatique en dessous du montant que vous fixez.
3. Contrôle comptable
- ✓Blocage de la comptabilisation jusqu'à l'approbation de l'étape.
- ✓Comptabilisation avec les effets bloqués pour qu'ils ne soient pas payés.
- ✓Déblocage des effets à l'approbation, sans passer par l'ERP.
4. Signature de n'importe où
- ✓Accès 100 % web et depuis le mobile, sans rien installer.
- ✓Approbation ou rejet en masse, avec commentaires.
- ✓L'approbateur peut compléter les centres de coûts.
5. Supervision et alertes
- ✓Vue par circuit et par étape, ou par signataire.
- ✓Rappels aux signataires.
- ✓Alertes par e-mail lorsqu'un document est rejeté.
6. Transparence
- ✓Mode signature : uniquement les documents en attente de signature.
- ✓Mode consultation : état et données de chaque facture, en ligne.
- ✓Transfert de la signature à un autre approbateur en cas d'erreur d'affectation.
Vous voulez le voir fonctionner dans votre entreprise ?
Nous vous faisons une démonstration avec vos propres documents et vous préparons une proposition adaptée à votre volume.
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