Cómo gestionar usuarios, perfiles y permisos de acceso

Administración de la cuenta para administradores de Ubyquo

Este artículo está dirigido a los administradores de Ubyquo y explica las principales funciones disponibles para gestionar la cuenta, los módulos contratados, los perfiles, los usuarios y sus permisos de acceso.

Acceder a la Administración de la cuenta

Al iniciar sesión en Ubyquo, accede a la pestaña Inicio y haz clic en el icono Administración de la cuenta.

Si la ventana no se abre, consulta el artículo No abre la Administración de la cuenta en Ubyquo.

También puedes acceder directamente desde la web:

Acceder a la Administración de la cuenta

Una vez dentro de la Administración, se mostrará la pantalla principal:

Para mostrar los diferentes menús de administración, haz clic en el icono correspondiente.

Mis datos

Desde Mis Datos puedes consultar y gestionar la información asociada a tu usuario.

Datos básicos

Puedes modificar:

• Nombre
• Apellidos
• Teléfono

También puedes activar la opción Recibir comunicaciones para recibir información sobre novedades.

Cambiar contraseña

Desde este apartado puedes modificar la contraseña de acceso.

La contraseña debe cumplir los siguientes requisitos:

• Mínimo 8 caracteres alfanuméricos.

Una vez introducida la nueva contraseña, aplica los cambios.

Permisos de acceso

Desde Permisos de Acceso puedes consultar los permisos asignados a los usuarios según las aplicaciones, módulos o carpetas disponibles.

Esta sección incluye:

• Consulta de permisos de acceso.
• Buscador para localizar permisos concretos.
• Exportación de permisos a Excel.

Datos de la cuenta

Desde Datos de la Cuenta puedes gestionar la información general de la empresa.

Personalización

Permite personalizar la plataforma mediante:

• Modificación de la URL.
• Incorporación del logotipo corporativo.

Datos de facturación

Permite consultar, modificar y guardar la información relacionada con la facturación de la cuenta.

Módulos contratados

Desde Módulos Contratados puedes consultar y gestionar los módulos disponibles en la cuenta.

Módulos por saldo

Desde este apartado puedes:

• Consultar los módulos contratados por saldo.
• Ampliar el saldo.
• Contratar nuevos módulos.

Módulos por usuario

Puedes consultar y gestionar los usuarios asociados a los módulos contratados, incluyendo:

• Usuarios asignados.
• Datos personales.
• Perfil.
• Estado del usuario.

Información por módulo

La Administración de la cuenta permite consultar información específica de los módulos contratados:

Workflows

CI Cloud

Central eFactura

En estos apartados puedes consultar información como:

• Usuarios contratados.
• Fecha de caducidad.
• Desglose detallado por usuario.
• Exportación de información a Excel.

Consumo

Desde Consumo puedes consultar el uso de los módulos contratados.

Puedes:

• Consultar el saldo y consumo.
• Seleccionar un rango de fechas.
• Elegir el módulo que quieres consultar:
• — Facturas.
• — Bancos.
• — Dispatcher.
• Exportar la información a Excel.

Perfiles de usuario

Desde Perfiles de Usuario puedes gestionar los perfiles que determinan el acceso de los usuarios a los diferentes módulos y departamentos.

Los perfiles pueden estar asociados a:

• Módulos.
• Departamentos.
• Usuarios.

Gestión de perfiles

Puedes gestionar los perfiles existentes y crear nuevos perfiles según las necesidades de la empresa.

Las opciones disponibles son:

• Crear nuevo perfil.
• Modificar perfil.
• Copiar perfil.
• Borrar perfil.

Al crear un perfil puedes configurar:

• Nombre.
• Módulos.
• Rol.
• Departamento.

Gestión de usuarios

Desde Usuarios puedes consultar y administrar los usuarios de la cuenta.

Las principales opciones disponibles son:

• Buscar usuarios.
• Exportar el listado a Excel.
• Crear nuevos usuarios.
• Modificar usuarios.
• Eliminar usuarios.

Crear un nuevo usuario

Para crear un usuario, completa los campos obligatorios:

• Nombre.
• Apellidos.
• Email.

El teléfono es opcional.

La contraseña se envía automáticamente por correo electrónico.

Después, asigna el perfil correspondiente, que determina el acceso del usuario a los módulos y departamentos configurados.

Ficha de usuario

Desde la ficha del usuario puedes consultar y editar sus datos según sea necesario.

Reglas de acceso a carpetas y empresas

Las reglas de acceso permiten determinar qué empresas o carpetas puede visualizar cada usuario.

Puedes crear reglas de dos tipos:

• Permitir: establece las empresas o carpetas a las que el usuario puede acceder.
• Denegar: restringe el acceso a determinadas empresas o carpetas.

Después de modificar las reglas de acceso, utiliza Regenerar Acceso para actualizar los permisos del usuario y aplicar los cambios realizados.

Para obtener información detallada sobre la creación y configuración de estas reglas, consulta el artículo Crear usuarios y configurar reglas de permisos en Ubyquo.