Comment gérer les utilisateurs, les profils et les autorisations d'accès

Administration du compte pour les administrateurs d'Ubyquo

Cet article s'adresse aux administrateurs d'Ubyquo et explique les principales fonctions disponibles pour gérer le compte, les modules souscrits, les profils, les utilisateurs et leurs autorisations d'accès.

Accéder à l'Administration du compte

Après vous être connecté à Ubyquo, allez dans l'onglet Inicio (Accueil) et cliquez sur l'icône Administración de la cuenta (Administration du compte).

Si la fenêtre ne s'ouvre pas, consultez l'article L'Administration du compte ne s'ouvre pas dans Ubyquo.

Vous pouvez aussi y accéder directement depuis le web :

Accéder à l'Administration du compte

Une fois dans l'Administration, l'écran principal s'affiche :

Pour afficher les différents menus d'administration, cliquez sur l'icône correspondante.

Mes données

Dans Mis Datos (Mes données), vous pouvez consulter et gérer les informations associées à votre utilisateur.

Données de base

Vous pouvez modifier :

• Prénom
• Nom
• Téléphone

Vous pouvez aussi activer l'option Recibir comunicaciones (Recevoir des communications) pour recevoir des informations sur les nouveautés.

Changer le mot de passe

Dans cette rubrique, vous pouvez modifier le mot de passe d'accès.

Le mot de passe doit respecter les conditions suivantes :

• Au minimum 8 caractères alphanumériques.

Une fois le nouveau mot de passe saisi, appliquez les modifications.

Autorisations d'accès

Dans Permisos de Acceso (Autorisations d'accès), vous pouvez consulter les autorisations attribuées aux utilisateurs selon les applications, modules ou dossiers disponibles.

Cette section comprend :

• La consultation des autorisations d'accès.
• Un moteur de recherche pour localiser des autorisations précises.
• L'exportation des autorisations vers Excel.

Données du compte

Dans Datos de la Cuenta (Données du compte), vous pouvez gérer les informations générales de la société.

Personnalisation

Permet de personnaliser la plateforme grâce à :

• La modification de l'URL.
• L'ajout du logo de l'entreprise.

Données de facturation

Permet de consulter, de modifier et d'enregistrer les informations relatives à la facturation du compte.

Modules souscrits

Dans Módulos Contratados (Modules souscrits), vous pouvez consulter et gérer les modules disponibles dans le compte.

Modules au solde

Dans cette rubrique, vous pouvez :

• Consulter les modules souscrits au solde.
• Augmenter le solde.
• Souscrire de nouveaux modules.

Modules par utilisateur

Vous pouvez consulter et gérer les utilisateurs associés aux modules souscrits, notamment :

• Utilisateurs attribués.
• Données personnelles.
• Profil.
• État de l'utilisateur.

Informations par module

L'Administration du compte permet de consulter des informations spécifiques aux modules souscrits :

Workflows

CI Cloud

Central eFactura

Dans ces rubriques, vous pouvez consulter des informations telles que :

• Utilisateurs souscrits.
• Date d'expiration.
• Détail par utilisateur.
• Exportation des informations vers Excel.

Consommation

Dans Consumo (Consommation), vous pouvez consulter l'utilisation des modules souscrits.

Vous pouvez :

• Consulter le solde et la consommation.
• Sélectionner une plage de dates.
• Choisir le module que vous souhaitez consulter :
• — Factures.
• — Banques.
• — Dispatcher.
• Exporter les informations vers Excel.

Profils d'utilisateur

Dans Perfiles de Usuario (Profils d'utilisateur), vous pouvez gérer les profils qui déterminent l'accès des utilisateurs aux différents modules et départements.

Les profils peuvent être associés à :

• Des modules.
• Des départements.
• Des utilisateurs.

Gestion des profils

Vous pouvez gérer les profils existants et en créer de nouveaux selon les besoins de la société.

Les options disponibles sont :

• Créer un nouveau profil.
• Modifier un profil.
• Copier un profil.
• Supprimer un profil.

Lors de la création d'un profil, vous pouvez configurer :

• Nom.
• Modules.
• Rôle.
• Département.

Gestion des utilisateurs

Dans Usuarios (Utilisateurs), vous pouvez consulter et administrer les utilisateurs du compte.

Les principales options disponibles sont :

• Rechercher des utilisateurs.
• Exporter la liste vers Excel.
• Créer de nouveaux utilisateurs.
• Modifier des utilisateurs.
• Supprimer des utilisateurs.

Créer un nouvel utilisateur

Pour créer un utilisateur, renseignez les champs obligatoires :

• Prénom.
• Nom.
• E-mail.

Le téléphone est facultatif.

Le mot de passe est envoyé automatiquement par e-mail.

Attribuez ensuite le profil correspondant, qui détermine l'accès de l'utilisateur aux modules et départements configurés.

Fiche utilisateur

Depuis la fiche de l'utilisateur, vous pouvez consulter et modifier ses données selon vos besoins.

Règles d'accès aux dossiers et aux sociétés

Les règles d'accès permettent de déterminer quelles sociétés ou quels dossiers chaque utilisateur peut visualiser.

Vous pouvez créer deux types de règles :

• Permitir (Autoriser) : définit les sociétés ou les dossiers auxquels l'utilisateur peut accéder.
• Denegar (Refuser) : restreint l'accès à certaines sociétés ou à certains dossiers.

Après avoir modifié les règles d'accès, utilisez Regenerar Acceso (Régénérer l'accès) pour actualiser les autorisations de l'utilisateur et appliquer les modifications effectuées.

Pour obtenir des informations détaillées sur la création et la configuration de ces règles, consultez l'article Créer des utilisateurs et configurer les règles d'autorisation dans Ubyquo.