Crear usuarios y configurar reglas de permisos

Gestión de usuarios y reglas de permisos en Ubyquo

Ubyquo permite crear usuarios, asignar perfiles y configurar reglas de permisos para controlar el acceso a departamentos, módulos y carpetas.

Puedes consultar el siguiente vídeo para conocer el proceso completo:

Vídeo tutorial Ubyquo - Gestión de usuarios y reglas

Configurar el departamento del perfil de usuario

Antes de crear nuevos usuarios, es necesario configurar una única vez el departamento asociado al perfil de usuario que se vaya a utilizar.

• Dirígete a la pestaña Inicio y haz clic en el icono superior izquierdo.

Si la administración de la cuenta no se abre, consulta el artículo No abre la administración de la cuenta en Ubyquo.

• Accede a Perfiles de usuario.

• Busca el perfil que vas a utilizar, normalmente Contable o FirmaWF, y haz clic en los tres puntos situados a la derecha para seleccionar Editar.

• En la edición del perfil, selecciona el departamento correspondiente. Normalmente será el programa contable utilizado.

El departamento configurado en el perfil permite asociar correctamente los usuarios a las carpetas y empresas correspondientes.

Crear un nuevo usuario

Una vez configurado el perfil, puedes crear los usuarios que tendrán acceso a Ubyquo.

• Dirígete a Inicio y haz clic en el icono superior izquierdo.

Si la administración de la cuenta no se abre, consulta el artículo No abre la administración de la cuenta en Ubyquo.

• Selecciona la pestaña Usuarios.

• Pulsa Nuevo usuario y completa los datos solicitados:

• Nombre y Apellidos: obligatorio.
• Email: obligatorio.
• Teléfono: opcional.

• Asigna el Perfil de usuario correspondiente. El perfil determina el acceso a los módulos y departamentos configurados.

La contraseña de acceso se envía automáticamente por correo electrónico.

Editar un usuario existente

Para modificar los datos de un usuario o configurar sus reglas de permisos:

• Selecciona el usuario.
• Pulsa Editar.

Desde esta pantalla puedes modificar la configuración del usuario y añadir sus reglas de acceso.

Después de realizar cambios en los permisos, utiliza Regenerar acceso a carpetas para actualizar los accesos del usuario.

Crear reglas de permiso

Las reglas de tipo Permitir permiten definir a qué departamentos, módulos y carpetas puede acceder un usuario.

• Pulsa Crear Regla.
• Selecciona el tipo Permitir.
• Asigna un nombre informativo a la regla.

Definir el acceso a las carpetas

Puedes utilizar diferentes operadores para establecer las carpetas a las que tendrá acceso el usuario:

• Todos: permite el acceso a todas las carpetas.
• Todos menos / Igual a: permite seleccionar carpetas específicas mediante Ver Carpetas.

• Contiene / No contiene: permite filtrar las carpetas según su nombre.

Puedes marcar Incluir ejercicios para que el acceso configurado también se aplique a ejercicios futuros.

Crear reglas de restricción

Las reglas de tipo Denegar permiten restringir el acceso del usuario a determinados departamentos, módulos o carpetas.

• Pulsa Crear Regla.
• Selecciona el tipo Denegar.
• Asigna un nombre informativo.

Configura los departamentos, módulos y carpetas a los que quieres aplicar la restricción.

Puedes utilizar los siguientes operadores:

• Todos.
• Todos menos / Igual a, utilizando los botones Departamentos, Módulos y Ver Carpetas.

• Contiene / No contiene, para establecer restricciones según el nombre de las carpetas.

Puedes aplicar la restricción también a ejercicios futuros.

Gestionar las reglas de permisos

Una vez creadas las reglas, puedes administrarlas desde la configuración del usuario:

• Editar Regla: modifica una regla existente.
• Borrar Regla: elimina una regla que ya no sea necesaria.