Manuel de Commandes et bons de livraison

Fonctionnement du module Commandes & bons de livraison dans Ubyquo

Ajouter des factures

• Accédez au module Documents.
• Positionnez-vous sur la société et l'exercice sur lesquels vous allez travailler.
• Sélectionnez le processus que vous allez utiliser : commande, bon de livraison ou contrat, selon le cas.
• Placez-vous sur la ligne sans commande.
• Cliquez sur "Añadir Facturas" (Ajouter des factures) (en haut de la zone des documents).
• Dans la fenêtre qui s'affiche :
• — Sélectionnez le type de facture.
• — Ajoutez l'analytique si nécessaire.
• — Les autres champs seront remplis automatiquement avec les données de la société.
• La facture apparaîtra dans la grille de documents (zone de droite).
• Sélectionnez les factures et cliquez sur "Procesar Facturas" (Traiter les factures) pour les envoyer à l'extraction automatique.

Imputer contre un bon de livraison, générer l'écriture et comptabiliser

• Une fois que les factures sont sorties de la zone "En proceso" (En cours de traitement), allez à :
  Module Facturas, dossier "Por contabilizar" (À comptabiliser)
• Vérifiez l'état des colonnes :
• — Si la colonne de données (D) est rouge ou jaune, consultez "Info Validación" (Informations de validation) pour voir l'erreur.
• — Si la colonne d'imputation (I) est rouge, plusieurs cas peuvent se présenter :
• — Il n'y a pas de bon de livraison sur lequel imputer. Vérifiez dans la colonne expedientes (dossiers).
• — Plusieurs bons de livraison du même fournisseur avec le même montant.
• — Écarts entre les valeurs du bon de livraison et de la facture.
• Si l'un des cas ci-dessus se présente :
• — Cliquez sur "Imputar" (Imputer) (en haut) pour imputer manuellement la facture sur son bon de livraison.
• Lorsque le point de la colonne Imputación est jaune :
• — Cliquez sur "Generar Factura ERP" (Générer la facture ERP) pour créer une facture d'achat basée sur le bon de livraison.
• — Une écriture comptable sera également proposée.
• Lorsque la facture ERP est générée :
• — Le point d'Imputación passera au vert.
• — Dans la colonne Factura ERP apparaîtra le numéro de la facture d'achat générée.
• Lorsque les points de :
• — Datos (D) (Données),
• — Imputación (I),
• — et Asiento (A) (Écriture) sont verts
  vous pouvez cliquer sur "Verificar antes de contabilizar" (Vérifier avant de comptabiliser).
• Après la vérification :
• — Le point de la colonne Verificación passera lui aussi au vert.

Remarque : si l'un des 3 points précédents n'est pas vert, il ne sera pas possible de vérifier la facture.

Exporter la facture

• Lorsque tout est au vert, cliquez sur Exportar (Exporter) :
• — La facture d'achat et le bon de livraison sont comptabilisés dans Sage.
• — Une écriture comptable est créée dans Sage.
• — Une copie de la facture et de l'écriture est conservée dans la zone Contabilidad (Comptabilité) d'Ubyquo.