Ubyquo Finance – Business case Despachos Profesionales y Asesorías 2016-11-06T20:34:21+00:00

UBYQUO FINANCE (Despachos Profesionales & Asesorías)

El mercado de los despachos profesionales y asesorías está compuesto de unas 50.000 empresas, de las cuales un tercio, unas 15.000, emplean a más de 20 personas.

Tradicionalmente ha sido un mercado gestionado de manera tradicional, con poca tendencia al cambio, la innovación y la búsqueda de nuevos parámetros y servicios diferenciales.

Los despachos y asesorías generaban clientes locales (de proximidad), en su mayoría pymes y autónomos, que fidelizaban y retenían rápidamente. En los últimos años está realidad tornó drásticamente.

Sólo una pequeña parte de los mismos (menos de un 5%), hace años se adelantaron y tomaron un camino diferente para poder afrontar los esfuerzos y servicios demandados por sus clientes derivados de los problemas económicos de los últimos años.

Tradicionalmente, y en consecuencia, por ser la cuota (el precio) el único parámetro competitivo a gestionar, una parte importante de los mismos han desaparecido o tienen graves problemas de continuidad.

Siendo los procesos documentales los consumidores de más del 70% del tiempo del despacho, (grabar asientos, enviar/recibir facturas, buscar y consultar documentos, clasificar papeles, archivar,…), es decir tareas manuales repetitivas y que no tienen visibilidad ni valor por parte de los clientes, la tecnología ha pasado a ser el punto diferencial. En la actualidad, representan un parte muy importante del mercado (posiblemente más del 50%) los despachos y asesorías que han adoptado o tienen previsto adoptar a corto plazo herramientas o plataformas tecnológicas de eficiencia que les permita competir con menos costes y prestar servicios de valor diferenciales e innovadores.

Procesos documentales troncales del despacho

  • Contabilización automática facturas
  • Área documental compartida Despacho/Clientes del despacho (contabilidad, laboral, fiscal, mercantil)
  • Contabilidad de bancos
  • Digitalización Certificada homologada AEAT

Necesidades básicas a cubrir

  • Proceso desatendido con tasa de aciertos > 98%
  • Tecnología/reconocimiento OCR zonal, independiente de plantillas (ilimitados formatos y tipologías de facturas)
  • Integrado/Conectado con el programa de gestión de la asesoría
  • Multipuesto (varios usuarios contables a la vez) y capaz de trabajar desde cualquier puesto por cierres trimestrales
  • Distribuido y compartido entre la asesoría y sus clientes para el envío y consulta de documentación

Necesidades de detalle a cubrir

  • Área de trabajo documental conectada y sincronizada (factura no contabilizada pasa a factura/asiento contabilizado)
  • Generación de asientos automática (contrapartidas y predefinidos)
  • Enlazar factura/documento al asiento (visualizar la factura desde el programa contable)
  • Control facturas duplicadas y trimestres cerrados
  • Lectura del plan contable y diario de la asesoría
  • Centros de coste
  • Búsquedas avanzadas en gestor documental por cliente, ejercicio, cuenta contable…

Solución tecnológica para Despachos y Asesorías

Ubyquo Finance es la plataforma tecnológica desarrollada por Quantyca para el mercado de los Despachos Profesionales y Asesorías.

Es una plataforma de gestión documental conectada con el programa contable (SAGE, A3, CONTANET, GLASOF, CONTASOL, DIAGRAM, CONTAPLUS, APGISA…) que partiendo de la factura papel o escaneada genera automáticamente el asiento contable. Al extraer los datos contables y generar las contrapartidas, cualquier búsqueda que el contable necesite realizar es inmediata por cualquier término de búsqueda.

Ubyquo, además, trabaja tanto en la asesoría (para todos los clientes) como en los clientes de la asesoría (cada cliente sólo ve su empresa, sus ejercicios, sus tipos documentales). De esta forma tanto los documentos, como los datos extraídos de los documentos, pueden ser anexados y consultados por ambas partes.

Desde Ubyquo se lanzan y ejecutan los tres procesos: contabilidad de facturas, contabilidad de bancos y digitalización certificada AEAT

Ubyquo trabaja en todos los puestos contables de manera sincronizada y es capaz de trabajar en el cliente de la asesoría (permisos y accesos que marque la asesoría). Es decir, sincroniza, clasifica y archiva facturas en el despacho, en la nube y en el cliente del despacho

Beneficios para el despacho

  • Eliminamos tiempos dedicados a grabar facturas (eliminamos + del 50% del total de las tareas diarias)
  • Eliminamos el papel. Ahorro directo en impresión e indirecto en archivo, búsquedas, almacenamiento físico
  • Planificación de las tareas al reducir cuellos de botella en la recepción de las facturas

Beneficios para el cliente del despacho

  • Eliminamos desplazamientos, envío de documentación a la asesoría
  • Eliminamos el papel. Ahorro directo en impresión e indirecto en archivo, búsquedas, almacenamiento físico
  • Acceso a un gestor documental para manejar documentos contables, laboral, fiscal…

Gestión del cambio en el despacho

Al estar ya conectado con los principales programas contables, Ubqyuo se instala en 1 hora en cualquier asesoría. Transcurridos dos días, hacemos una primera sesión de formación para usuarios contables, con facturas y plan contable de la propia asesoría. Una vez finalizada esta primera sesión, los contables ya pueden procesar automáticamente sus facturas. Pasados 15 días, repetimos la formación con máximo nivel de detalle de funcionalidades y capacidades de Ubyquo

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