Ubyquo Finance – Business case Despachos Profesionales y Asesorías 2016-11-06T20:34:21+00:00

Business case Ubyquo Finance

Optimización documental en despachos profesionales & asesorías

La evolución de uno de los sectores más intensivos en documentos

El mercado de los despachos profesionales y asesorías en España está compuesto de unas 50.000 empresas, de las cuales solo un tercio emplean a más de 20 personas [unas 15.000] y habitualmente gestionado de manera tradicional, con poca tendencia al cambio, la innovación y la búsqueda de nuevos parámetros y servicios diferenciales. La cartera de clientes se componía en su mayoría pymes y autónomos locales (de proximidad), que fidelizaban y retenían rápidamente.

La situación económica de los últimos años provocó que está realidad tornase drásticamente [pérdida clientes & aumento competencia] y, ante la carencia de servicios de valor, la rebaja de la cuota  quedó como el único parámetro competitivo a gestionar, lo que ha provocado que una parte importante de los mismos haya desaparecido o tenga graves problemas de continuidad.

Solo una pequeña parte de los despachos (menos de un 5%), hace años se adelantaron y tomaron un camino diferente que hoy les permite mantenerse y crecer. En el resto del mercado, se está produciendo un cambio radical en una parte muy importante (alrededor del 50%), que ya han adoptado o tienen previsto adoptar a corto plazo herramientas o plataformas tecnológicas de eficiencia que les permita competir con menos costes y prestar servicios de valor diferenciales e innovadores.

Los retos de los despachos

Reducir los costes productivos, tareas manuales repetitivas, que no tienen visibilidad ni valor por parte de los clientes y que a día de hoy consumen el 80% de los ingresos de un despacho. Dentro de estos procesos internos, destacan los procesos documentales, consumidores de más del 70% del tiempo del despacho: grabar  facturas, enviar/recibir documentación, buscar y consultar documentos, clasificar papeles, archivar…

Aportar valor tangible a los clientes, para conseguir diferenciarse del resto y conseguir que el precio deje de ser la única palanca de actuación.

Conseguir que los trabajadores del despacho asimilen y empujen el cambio de procedimientos de trabajo que llevan muchos años realizando de forma tradicional.

Ubyquo Finance – La solución tecnológica para los despachos

Ubyquo Finance es la plataforma tecnológica desarrollada por Quantyca para el mercado de los Despachos Profesionales y Asesorías para:

  • Eliminar la dependencia del papel en todos los procesos, incluyendo las inspecciones fiscales
  • Automatización contabilización facturas & bancos sin cambiar de programa contable
  • Localización inmediata de los documentos del despacho: contabilidad, laboral, fiscal, mercantil
  • Pasarela documental cliente-despacho que elimine tareas de manipulación documentación
  • Acceso remoto a los documentos & búsquedas avanzadas para el despacho y sus clientes

Es una plataforma de gestión y automatización documental conectada con el programa contable (SAGE, A3, CONTANET, GLASOF, CONTASOL, DIAGRAM, CONTAPLUS…) que, partiendo de la factura papel o escaneada, genera automáticamente el asiento contable. Al extraer los datos contables y generar las contrapartidas, cualquier búsqueda que el contable necesite realizar es inmediata por cualquier término de búsqueda.

Ubyquo, además, trabaja tanto en la asesoría (para todos los clientes) como en los clientes de la asesoría (cada cliente sólo ve su empresa, sus ejercicios, sus tipos documentales). De esta forma tanto los documentos, como los datos extraídos de los documentos, pueden ser anexados y consultados por ambas partes.

Desde Ubyquo se lanzan y ejecutan los tres procesos: contabilidad de facturas, contabilidad de bancos y digitalización certificada AEAT

Ubyquo trabaja en todos los puestos contables de manera sincronizada y es capaz de trabajar en el cliente de la asesoría (permisos y accesos que marque la asesoría). Es decir, sincroniza, clasifica y archiva facturas en el despacho, en la nube y en el cliente del despacho

PROCESOS DOCUMENTALES TRONCALES DE LA ASESORÍA

  • Eliminar la dependencia del papel en todos los procesos, incluyendo las inspecciones fiscales.
  • Contabilización automática facturas & bancos
  • Área documental compartida Despacho/Clientes del despacho (contabilidad, laboral, fiscal, mercantil)
  • Digitalización Certificada homologada AEAT
Ubyquo Connect

NECESIDADES BASICAS A CUBRIR

  • Proceso desatendido con tasa de aciertos > 98%
  • Tecnología/reconocimiento OCR zonal, independiente de plantillas (ilimitados formatos y tipologías de facturas)
  • Integrado/Conectado con el programa de gestión de la asesoría
  • Multipuesto (varios usuarios contables a la vez) y capaz de trabajar desde cualquier puesto por cierres trimestrales
  • Distribuido y compartido entre la asesoría y sus clientes para el envío y consulta de documentación

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NECESIDADES DE DETALLE A CUBRIR

  • Área de trabajo documental conectada y sincronizada (factura no contabilizada pasa a factura/asiento contabilizado)
  • Generación de asientos automática (contrapartidas y predefinidos)
  • Enlazar factura/documento al asiento (visualizar la factura desde el programa contable)
  • Control facturas duplicadas y trimestres cerrados
  • Lectura del plan contable y diario de la asesoría
  • Centros de coste
  • Búsquedas avanzadas en gestor documental por cliente, ejercicio, cuenta contable…

BENEFICIOS PARA EL DESPACHO

  • Eliminamos tiempos dedicados a “picar” facturas (eliminamos + del 50% del total de las tareas diarias)
  • Eliminamos el papel. Ahorro directo en impresión e indirecto en archivo, búsquedas, almacenamiento físico
  • Planificación de las tareas al reducir cuellos de botella en la recepción de las facturas

BENEFICIOS PARA EL CLIENTE DEL DESPACHO

  • Eliminamos desplazamientos, envío de documentación a la asesoría
  • Eliminamos el papel. Ahorro directo en impresión e indirecto en archivo, búsquedas, almacenamiento físico
  • Acceso a un gestor documental para manejar documentos contables, laboral, fiscal…

Gestión del cambio en el despacho

Al estar ya conectado con los principales programas contables, Ubqyuo se instala en 1 hora en cualquier asesoría. Transcurridos dos días, hacemos una primera sesión de formación para usuarios contables, con facturas y plan contable de la propia asesoría. Una vez finalizada esta primera sesión, los contables ya pueden procesar automáticamente sus facturas. Pasados 15 días, repetimos la formación con máximo nivel de detalle de funcionalidades y capacidades de Ubyquo

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